Responsive image

De LemonBase-modules

Relatiebeheer, Financiën-, ISP- en CMDB-module

Relatiebeheer, Financiën-, ISP- en CMDB-module

Relatiebeheer vormt de kern van LemonBase, onderverdeeld in twee niveau's: gegevens op relatieniveau en gegevens op persoonsniveau. Indien u bepaalde gegevens toegankelijk wilt maken voor uw relaties, dan kunt u voor de betreffende personen gebruikersaccounts creëren waarmee u hen toegang verleent tot LemonBase. Bijvoorbeeld tot faktuurgegevens van de relatie waar de personen onderdeel van zijn.

Relatiebeheer is zodanig opgezet, dat u maximale gegevensruimte heeft om gegevens in te voeren. Ter illustratie: het aantal records dat u - per relatie - in kunt voeren met betrekking tot adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, personen, de aan personen gerelateerde gegevens, etc. is ongelimiteerd.

Een andere eigenschap betreft gegevensflexibiliteit. U kunt bijvoorbeeld heel eenvoudig een adresrecord van de ene naar de andere relatie overhevelen, wat van pas kan komen bij relaties in sectoren zoals woningbeheermaatschappijen, installatie- en onderhoudsbedrijven, etc.

LemonBase hecht grote waarde aan het aspect gegevenskwaliteit. Het beheren van gegevens vergt tijd en inspanning, en een database met gedupliceerde en verouderde gegevens is een bron van fouten, irritatie en onnodig verlies van tijd als gevolg van de noodzaak tot het corrigeren van gegevens.

LemonBase is voorzien van een uitgebreide autorisatiematrix, waarmee u op verschillende niveau's voor elk type gebruiker in kunt stellen welke gegevens toegankelijk zijn, en wat met de betreffende gegevens gedaan mag worden; het op veldniveau kunnen instellen of een veld wel of niet verplicht is voor gegevensinvoer, het al dan niet mogen inzien, toevoegen, wijzigen en verwijderen van gegevensrecords, etc.

LemonBase is tweetalig, wat u flexibiliteit geeft in omstandigheden waarin niet-Nederlandstaligen met de applicatie werken. Op dit moment bevat LemonBase de talen Nederlands en Engels. In de toekomst zullen de talen worden uitgebreid, waarbij Spaans de eerstvolgende taal is die zal worden toegevoegd.

Responsive image
Responsive image

De Financiën-module voorziet in uw debiteuren- en crediteurenbeheer. Het aanmaken van uw fakturen en het verwerken van inkoopfakturen wordt een eenvoudige taak met de Financiën-module van LemonBase.

LemonBase heeft een BTW-tarieven-beheerfunctie aan boord, waarmee het eenvoudig is om nieuwe BTW-tarieven aan te maken. Dit komt van pas op momenten waarin als gevolg van regelgeving veranderingen worden doorgevoerd in de toegepaste BTW-tarieven.

In Valutabeheer kunnen meerdere valuta worden aangemaakt. Daarmee is LemonBase niet beperkt tot enkel het gebruik van de Euro (€), maar kunnen tevens vreemde valuta aan LemonBase worden toegevoegd.

Op faktuurregelniveau zijn kortingspercentages toe te passen, waarmee u maximale mogelijkheden heeft om kortingen te verwerken. Ter illustratie: stel dat u een faktuur aanmaakt bestaande uit vijf faktuurregels, waarbij op faktuurregel-1 een korting van 10% wordt gegeven en op faktuurregel-4 een korting van 30%, dan kan dat.

Middels de Betalingstermijn-beheerfunctie kunt u zelf uw standaard betalingstermijn invoeren, die vervolgens op alle fakturen wordt weergegeven. Echter, wanneer u bij een specifieke faktuur een afwijkende betalingstermijn wilt hanteren, bijvoorbeeld als gevolg van een gemaakte afspraak met een klant, dan is dat mogelijk. Bij het aanmaken van de faktuur dient u in dat geval de weergegeven standaard betalingstermijn van de gewenste, afwijkende waarde te voorzien.

Nadat de faktuurgegevens zijn ingevoerd worden deze met een druk op de knop weggeschreven naar de database, gevolgd door het automatisch genereren van de faktuur in PDF-bestandsvorm.

Bij het verwerken van betalingen kunt u aangeven of de betaling contant, per bankoverschrijving of via PIN verricht is. Indien het bankrekeningnummer van de tegenpartij bekend is, dan kunt u deze selecteren bij het invoeren van de betalinggegevens. Het kan echter voorkomen dat - in dit voorbeeld bij een inkoop van een product/dienst - de rechtstreekse betaling aan de crediteur verricht wordt via een derde partij, zoals een creditcardmaatschappij. In dat geval bieden relatiegroepen uitkomst, waarmee gegevens van relaties onderling verbonden kunnen worden om, zoals in dit geval, het rekeningnummer van een derde partij te kunnen selecteren.

De ISP-module is bedoeld voor (Hosting) Internet Service Providers/Registrars ten behoeve van het beheer van internetdomeinen. Deze module bestaat uit drie componenten:

  • Productbeheer
  • TLD (Top Level Domain)-beheer
  • Domeinbeheer

In de Productbeheer-sectie worden de producten/diensten beheerd die de ISP/Registrar aanbiedt aan zijn klanten. Deze kunnen generiek (lees: TLD-onafhankelijk, bijvoorbeeld tarieven m.b.t. mailhosting) dan wel specifiek zijn, zoals bij domeinregistratiekosten die per TLD kunnen verschillen. De producttarieven kunnen in meerdere valuta worden opgeslagen, mocht dit wenselijk zijn.

Middels de TLD-beheerfunctie worden alle Top Level Domains beheerd, waarbij kan worden aangegeven of een TLD al dan niet landspecifiek is, en wat de minimale registratieperiode is. Tevens worden hier de tarieven ingevoerd die op de tariefspecifieke TLD's van toepassing zijn, zoals domeinregistratiekosten.

In de Domeinbeheer-sectie vindt het feitelijke beheer van internetdomeinen plaats, waarbij een kaal domein wordt gekoppeld aan één of meerdere TLD's, Laatstgenoemde met elk zijn eigen registratie-startdatum in relatie tot het domein en de domeineigenaar in kwestie.

Op dit moment is de ISP-module nog in ontwikkeling - zij het in een vergevorderd stadium. Na publicatie van de eerste versie zal deze module doorontwikkeld worden, waarbij er een koppeling gemaakt zal worden met de Financiën-module, teneinde het fakturatieproces in relatie tot de gegevens die zich in de ISP-module bevinden, te automatiseren.

Responsive image
Responsive image

De CMDB-module (Configuration Management Database) is een module bedoeld voor het beheer van ICT-infrastructuur. PC's, laptops, servers, printers, routers, tablets, smartphones, software(licenties); het aantal componenten waaruit een ICT-infrastructuur is opgebouwd neemt gaandeweg toe, met het gevaar dat u de grip kwijtraakt over uw totale ICT-huishouding. Het beheren van deze gegevens middels de CMDB-module van LemonBase voorkomt dit.

LemonBase biedt u de mogelijkheid om uw ICT-componenten op een logische, overzichtelijke wijze in te delen, waarbij u zelf uw componenttypen kunt bepalen. Vervolgens creëert u de componenten die onderdeel uitmaken van uw ICT-infrastructuur, waarbij u zelf bepaalt op welk detailniveau u uw componenten invoert: een component kan bijvoorbeeld een complete server zijn, maar u kunt ook voor een meer gedetailleerde benadering kiezen, waarbij u een server opsplitst in fabrikant, model, processor, werkgeheugen, schijfruimte, besturingssysteem, overige softwarecomponenten, etc.

Al deze componenten kunt u vervolgens samenvoegen tot een zgn. Configuratie-Item, zoals een server, opgebouwd uit verschillende soft- en hardwarecomponenten. Maar LemonBase gaat nog een stap verder: u kunt zelfs Configuratie-Items samenvoegen tot Samengestelde Configuratie-Items, bijvoorbeeld bij virtuele omgevingen, waarbij doorgaans meerdere virtuele servers op één fysieke server gehuisvest zijn.

Het beheer van softwarelicenties kan een complexe aangelegenheid zijn, en inzicht in uw licentiegebruik is noodzakelijk. LemonBase biedt u de mogelijkheid om softwarecomponenten toe te voegen, waarbij u aan kunt geven hoeveel instanties per softwarecomponent gebruikt mogen worden op grond van de daaraan gerelateerde softwarelicentie. Op het moment dat u een softwarecomponent gebruikt in een Configuratie-Item, dan zal LemonBase aangeven hoeveel instanties op basis van de daaraan gerelateerde softwarelicentie gebruikt zijn, en in het verlengde daarvan hoeveel instanties nog vrij zijn voor gebruik.

Klik hier voor CMDB-schema (u wordt hiermee doorgelinkt naar een Lucidchart-webadres), waarvan de afbeelding links weergegeven een fragment is.

Gegevenskwaliteit

Uw gegevens zijn cruciaal voor uw onderneming, en effectief gegevensbeheer vergt aandacht en vraagt om een uitgekiende structuur. LemonBase is erop gericht om het gegevensbeheer zo compact en effectief mogelijk te houden, ondersteund door krachtige gegevensvalidatie.

LemonBase is tevens voorzien van een ander belangrijk hulpmiddel: de zeer uitgebreide LemonLog®-gegevenslogging, waarbij met een druk op de knop de complete (wijzigings)geschiedenis van elk afzonderlijk veld van ieder gegevens­record is op te roepen. Gegevens hebben aanzienlijke meerwaarde als u weet wanneer, door wie en op grond waar­van deze zijn inge­voerd, gewijzigd en verwijderd.

Licentiemodel

Om LemonBase te gebruiken heeft u geen investering nodig, en het licentiemodel van LemonBase is simpel en no-nonsense: u betaalt op maandbasis voor het gebruik van LemonBase, afhankelijk van twee factoren:

  1. het aantal in gebruik zijnde gebruikersaccounts
  2. de door u gebruikte modules

Geen initieel bedrag aan licentiekosten, en geen jaarlijkse onderhoudskosten. En mocht u onverhoopt en om welke reden dan ook het gebruik van LemonBase willen beëindigen: wij hanteren geen opzegtermijn, en evenmin hanteren wij telefoonboek-dikke algemene voorwaarden. U betaalt tot op de dag af dat u LemonBase gebruikt. En geen dag extra.